Recomendaciones para que tus videoconferencias sean productivas
Conoce cómo cuidar la imagen que proyectas durante las reuniones virtuales
El trabajo remoto llegó para quedarse. La pandemia del coronavirus ha ocasionado que las oficinas se trasladen a los hogares, y esta modalidad cuenta con las videoconferencias como una de las herramientas imprescindibles para mantener el contacto entre los colaboradores.
La sala de reuniones ahora es virtual, así que lo que antes significaba una corta caminata hasta el lugar destinado para las sesiones, en la actualidad implica una implementación totalmente diferente. A continuación, te presentamos algunas de las recomendaciones que debes tener en cuenta para que tus comunicaciones remotas sean un éxito:
- Haz de tu casa la mejor oficina
Antes que enfocarnos en los detalles tecnológicos, el primer aspecto para cuidar es el espacio de trabajo. Tu oficina doméstica debe ser confortable, estar limpia y organizada, y facilitar la productividad. Así, cuando tengas que estar presente en una videoconferencia, este ambiente reflejará una imagen positiva de tu persona.
Para las sesiones virtuales, lo más recomendable es contar con un espacio con mucha luz natural, lo que hará que la visualización que proyectes sea nítida y clara. En caso de que no tengas esta posibilidad en tu hogar, lo mejor es proveerte de una luz fluorescente no demasiado intensa.
Para el fondo, lo ideal es que sea neutral, es decir, que no sobresalgan demasiados objetos ni decoraciones, que podrían desviar la atención e ir en contravía de la imagen profesional que se quiere transmitir. Si no es posible conseguir este objetivo, en Skype se puede difuminar el fondo, mientras que en Zoom y Teams se puede seleccionar una imagen virtual.
2. La presentación debe ser impecable
Ya en el plano personal, aunque estés en casa, debes llevar ropa de calle para crear un marco mental de trabajo profesional. Y más aún en el momento de las teleconferencias, ya que es el mismo escenario que si estuvieras en la oficina. No se trata de vestir traje y corbata si no es necesario, sino mantener los estándares habituales que se tienen en tu lugar de trabajo.
3. Preparación y organización
Ya sea que eres el organizador de la reunión, como si eres uno de los participantes, revisa con anticipación los temas que están en la agenda, prepara tus anotaciones, formula por anticipado algunas preguntas que puedan ayudar a profundizar en el tema y ten a la mano el material para tomar apuntes.
4. La tecnología, la mejor aliada
Si antes solo necesitabas una mesa, varias sillas y los dispositivos para proyectar el contenido, ahora es importante el sistema elegido para la videoconferencia, el cual debe adaptarse a las posibilidades del grupo de trabajo.
Si eres el organizador, antes del inicio de la sesión debes definir la cantidad de participantes y las acciones que realizarás durante la reunión. Apóyate en el área de informática de la empresa para asegurarte de que tengas todas las herramientas en perfecto funcionamiento.
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5. Libérate de obstáculos
La conexión es vital para que la videoconferencia fluya sin interrupciones. Cierra todos los programas que no necesites durante la emisión para que toda la capacidad de tu equipo esté destinada a la reunión virtual. Las aplicaciones de comunicación y de correo electrónico pueden ser una distracción durante la presentación.
Asimismo, mantén abiertas solo las pestañas que sean necesarias al momento de compartir tu pantalla y trata de tener el escritorio de tu computador en orden y con una imagen corporativa de fondo, ya que esto también es tu carta de presentación.
6. Conexión vital
Una buena capacidad de conexión es indispensable para nuestro objetivo. Antes de iniciar la reunión virtual, revisa la velocidad de tu internet doméstico, cuya modalidad más recomendable es por cable que por wifi.
También es pertinente chequear el software elegido para la videoconferencia, así como el video y el audio del equipo. Para tener la mejor imagen, lo ideal es situar la cámara a la altura de los ojos y cuando estés hablando recuerda mirar a este punto y no a la pantalla para dar fuerza y autenticidad a tu mensaje.
Los dispositivos también serán tus mejores aliados, así que debes contar con una webcam de alta gama, así como un micrófono y auriculares que te brinden un rendimiento óptimo.
7. Sé un buen hablante y oyente
Cuando no estés hablando, silencia el micrófono para evitar que se cuelen ruidos innecesarios. También es importante saber cuando tomar la palabra, ya que de forma virtual no se tiene la oportunidad de estar cara a cara con los demás interlocutores. La recomendación es esperar un breve período de silencio para confirmar que la persona que tenía la palabra ha finalizado su intervención. Además, se puede usar el chat de la aplicación para hacer una consulta o solicitar el derecho de intervenir en la reunión.
8. Concentración doméstica
Aunque estés en casa, debes sentirte como si estuvieras en la oficina. No debes tener el televisor encendido ni hacer otras labores que puedan distraer tu atención. Tu implicación al 100% en la reunión es una muestra de respeto y responsabilidad.
En esta nueva normalidad, es normal que, si tienes niños a cargo, estos puedan en algún momento dificultar tu dinámica laboral. Al momento de la videoconferencia, haz entender a los pequeños que vas a estar en una reunión de trabajo y ofréceles una actividad que los mantenga entretenidos.
9. La mejor actitud
El lenguaje corporal y el tono de voz son importantes para una buena comunicación. Siéntate bien al momento de hablar para que con estas señales no verbales des muestra de energía y entusiasmo. No olvides mostrarte afable durante la videoconferencia y mover tus manos con seguridad.
10. Siempre a tiempo
La puntualidad no deja de ser importante, aunque la reunión sea remota. El tiempo sigue siendo valioso y cumplir con el horario es un gesto de respeto con los demás colaboradores. Si por alguna razón no puedes estar presente hasta el final de la videollamada, lo mejor es notificarlo antes del inicio de la sesión.